Resultados/Benefícios

  • Economia de R$ 6 milhões
  • Aumento de videoconferências: 793 em 2016 para 1.702 em 2017
  • 60 salas de videoconferência: 58 no Brasil e 02 no exterior
  • +10 mil colaboradores utilizam o Skype for Business; 400 deles fazem uso integrado com a Polycom

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Tecnologia de vídeo colaboração da Polycom torna mais ágil o fluxo de trabalho no Grupo Boticário

Tornar a comunicação e colaboração ainda mais ágeis e efetivas entre as equipes do Grupo Boticário foi o principal desafio a ser atendido pela tecnologia de vídeo colaboração.

O Grupo Boticário é dinâmico por natureza, e nele encontram-se muitas empresas dentro de uma. No segmento de beleza, o grupo é laboratório, pesquisa, fábrica, logística, marketing, varejo, o qual vivencia o processo de sonhar com um produto até vê-lo chegar ao mercado.

São mais de 4.000 pontos de venda, em 1.750 cidades, formando a maior rede de franquias de beleza no mundo. Pelo e-commerce, as marcas do grupo – O Boticário, Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box – chegam aos consumidores de 100% do Brasil.

Demandas

A vídeo colaboração ingressou no dia a dia do Grupo Boticário em 2010, a partir da primeira demanda vinda da sua área de marketing e da agência de publicidade e propaganda. Com o intuito de evitar deslocamentos das equipes de ambos os lados entre Curitiba e São Paulo, após experimentarem o sistema de vídeo que a agência forneceu, o Grupo Boticário teve a indicação da tecnologia Polycom e adquiriu a primeira plataforma de videoconferência para suprir essa demanda.

Ao ter esse primeiro contato com vídeo, o Grupo Boticário entendeu que era possível implementar a tecnologia expandindo-a para todas as áreas, solicitando à equipe de TI uma solução corporativa. Assim, cinco salas de videoconferência foram instaladas para qualquer colaborador do grupo utilizar, sendo uma delas para a própria área de TI a fim de acompanhar e gerenciar a plataforma e as outras quatro salas para reuniões, todas na sede em Curitiba.

Em 2012, a vídeo colaboração já havia se tornado um hábito gerando a ampliação de cinco para 13 salas. “Em dois anos essas salas já não comportavam mais a crescente demanda e, após estudo que fizemos em 2014, unidades além da sede começaram a ter suas salas de videoconferência, como o Centro de Distribuição em Registro (SP), escritórios administrativos em SP, fábrica na Bahia”, conta Nicolas Simone. Conforme surgiam demandas e novas unidades em cada localidade, estava inerente a necessidade de vídeo colaboração. “Além disto, o pessoal identificou um aumento de produtividade, porque a comunicação é efetiva e bem mais clara em áudio e vídeo, e todos são assertivos ao compreenderem este benefício”, comenta o diretor.

Resultados

As demandas começam a ser mensuradas no Grupo Boticário, até mesmo para ter parâmetros concretos dos resultados em produtividade, economia com viagens e redução de emissão de CO².

A equipe de TI fez uma estimativa somente do custo com a parte aérea, no período de 2015 até esse momento em 2017, chegando a um cálculo aproximado de uma economia de R$ 6 milhões. A base para esse cálculo estimado foi o exemplo de uma chamada entre Curitiba e São Paulo em que pelo menos uma pessoa teria viajado, gerando tal despesa em dois anos.

Outra avaliação foi um comparativo de quantidade de chamadas de videoconferência entre julho de 2016 ao mesmo mês deste ano que indicou um pouco mais que o dobro de aumento: em julho do ano passado foram realizadas 793 chamadas, enquanto em 2017 o volume foi de 1.702 chamadas no mês.

“Para obtermos métricas efetivas, neste ano adquirimos a solução Polycom RealAccess para um padrão de relatórios de indicadores de retorno de investimento, produtividade e controle de emissão de CO², comprovando a preocupação e as ações constantes de sustentabilidade do Grupo Boticário como também no planejamento de expansão da plataforma de vídeo colaboração”, conta Nicolas Simone.

Benefícios para os Negócios

A expansão de salas de videoconferência, comunicação eficaz, alta disponibilidade da solução, aumento de produtividade, agilidade nas ações, facilidade de uso, economia de tempo e de despesas são considerados também principais benefícios obtidos no uso de tecnologia de vídeo colaboração.

As aplicações mais utilizadas nessa plataforma vão desde as reuniões semanais de alinhamento no Grupo Boticário para discussão com as equipes sobre o que irá acontecer na semana; reuniões de projeto para definir as propagandas; as de diretoria para tomada de decisão; entre diversos outros tipos.

Tudo isto se passa em um ambiente corporativo que, atualmente, possui 60 salas de videoconferência, sendo 58 delas no Brasil e duas no exterior. Em Portugal para uso do escritório que administra as lojas da marca O Boticário; e na Colômbia para o escritório também de O Boticário.

Já as 58 salas do grupo no Brasil estão distribuídas da seguinte maneira: 04 salas na fábrica em Camaçari (Bahia); 01 sala em São Gonçalo dos Campos (Bahia) no centro de distribuição de produtos; 14 salas de videoconferência no prédio do Corporate Jardim Botânico (sede) em Curitiba onde está a operação de call center e administrativo (diretoria, RH, Jurídico, demais áreas); 22 salas na principal fábrica, a do Paraná em São José dos Pinhais; 13 salas em São Paulo no escritório do prédio Continental no bairro de Vila Olímpia, na capital, onde uma equipe administrativa faz a gestão das marcas Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box; 01 sala em Registro (SP) no centro de distribuição; 01 sala em Serra (ES) no centro de distribuição e 02 salas em Curitiba sendo uma para o Instituto e Fundação Grupo Boticário de Proteção à Natureza e outra para o Escritório Interbelle.

A integração com outras tecnologias é outro ponto forte na plataforma de vídeo colaboração. O Grupo Boticário conta hoje com mais de 10.000 colaboradores, todos utilizando o Microsoft Skype for Business, sendo que 400 deles fazem uso integrado deste ambiente com a plataforma de videoconferência da Polycom. “Se um colaborador de São Paulo precisa de uma sala de videoconferência e não tem uma disponível, a pessoa participa da videoconferência através do próprio notebook, usando o Skype for Business”, exemplifica Nicolas Simone.

Além disto, a diretoria adota ainda a tecnologia Polycom Acoustic Fence na sala de reuniões em Curitiba permitindo conversações livres de ruído e de eco. O corpo diretivo optou também pela solução de mobilidade Polycom RealPresence Mobile em tablets, smartphones e notebooks.

A cultura de vídeo no Grupo Boticário foi rapidamente absorvida tanto pelos benefícios proporcionados como pelo trabalho de TI em tornar a tecnologia fácil de ser usada. “Uma das principais preocupações nossas foi a usabilidade em vídeo colaboração. Fizemos um laboratório com todas as possibilidades de aplicação pelo usuário e, assim, tivemos um cuidado especial para montar a plataforma”, conta Nicolas Simone. Ao final desse projeto, a equipe de TI realizou workshops com os pontos focais das áreas do grupo. “Um diferencial nosso é que você entra na sala de reunião, liga a TV ou monitor e a instrução de uso já aparece na tela no momento em que a videoconferência é acionada.”

Projeto e futuro

Elenara Geraldo, consultora de TI, esteve à frente do projeto de videoconferência no Grupo Boticário. Realizou pesquisa de mercado, testes e homologações entre os anos de 2008 e 2009 para implementar a plataforma Polycom em 2010.

A definição pelas soluções Polycom levou em consideração características da tecnologia da empresa como qualidade, inovação, interoperabilidade, padrões abertos, confiança na marca e confiabilidade. De acordo com Nicolas Simone, “a confiabilidade deveu-se aos resultados dos testes realizados os quais apontaram que a solução Polycom está disponível para uso, com qualidade de imagem e áudio perfeitos e com uma administração simplificada do ambiente para a TI monitorar e ajustar parâmetros remota e proativamente em todas as salas de videoconferência. Isto faz muita diferença para o Grupo Boticário”.

Uma outra questão está relacionada aos processos do grupo. Nicolas Simone relata que, de 2014 até o momento, as áreas seguem demandando novas salas e, para apoiar no planejamento e investimento, ela e a equipe de TI elaboraram um catálogo de soluções audiovisuais contendo informações de valores/precificação e projeto de uma sala.

Nesse catálogo constam quatro modelos de salas de videoconferência com indicação de metragem, capacidade de pessoas: uma com projetor, projetor com TV, sala com duas TVs ou com apenas uma TV. Esse material foi montado especialmente para o usuário final, com imagem ilustrativa da composição da sala e o custo estimado, sem detalhes técnicos porque o interesse do usuário é ter e usar o recurso.

A equipe de TI do Grupo Boticário fez a documentação e detalhou os projetos de salas para o catálogo, e contaram com o apoio da DIGITALNETBR para a estimativa de valores para expansão de salas. “Auxiliamos continuamente o Grupo Boticário na consultoria técnica para aplicação aos negócios, testes de produtos Polycom e vendas”, aponta Fabrício Margarido, gerente de contas na DIGITALNETBR.

A partir de requisições de novas salas, a equipe de TI elabora um Capacity Plan verificando o ambiente e analisando as tendências. Com pouco mais que o dobro de chamadas de vídeo no comparativo do mês de julho 2016 e 2017, é necessário planejar o que vai ser expandido, qual investimento necessário em projeto e em licenciamento. Do Capacity Plan de 2016 estão sendo implementadas neste ano as soluções Polycom RealPresence Web Suite, para a demanda de conferência por web integrada às salas de videoconferência; solução de monitoramento da qualidade das chamadas de vídeo em conjunto ao Polycom RealAccess para ter gama maior de relatórios e métricas.

Há ainda a programação para fazer um upgrade da plataforma Polycom RealPresence Collaboration Server (RMX) instalada em 2014, para ampliar a compatibilidade com Skype for Business. Concluindo esse planejamento, o Grupo Boticário deseja ter uma infraestrutura de vídeo mais ágil em termos de expansão e, por isso, está finalizando a implementação do Polycom RealPresence Clariti que é um modelo novo e ágil de licenciamento da Polycom.

Soluções Polycom utilizadas:

• 58 salas de videoconferência no Brasil com os
sistemas Polycom RealPresence GroupSeries 310,
500 e 700
• 02 salas no exterior são equipadas com sistemas
Polycom HDX 7000 series
• Plataforma Polycom RealPresence Collaboration
Server (RMX)
• Polycom RealAccess
• Polycom RealPresence Clariti
• Polycom RealPresence Web Suite
• Polycom Acoustic Fence
• Polycom RealPresence Mobile

Sobre o Grupo Boticário

Constituído em 2010, o Grupo Boticário é uma referência internacional na indústria e no varejo. Controla quatro unidades de negócio (O Boticário, Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box), e é mantenedor da Fundação Grupo Boticário de Proteção à Natureza. Está presente em 12 países e conta com uma força de trabalho composta por mais de 10.000 colaboradores diretos que acreditam no poder transformador da beleza. http://www.grupoboticario.com.br

Sobre a Polycom

A Polycom auxilia as empresas a desenvolver o poder da colaboração humana. Mais de 400 mil empresas e instituições ao redor do mundo superam a distância com as soluções seguras de voz, vídeo e conteúdo da Polycom, para aumentar a produtividade, acelerar o tempo de lançamento no mercado, proporcionar um melhor atendimento ao cliente, expandir a educação e salvar vidas. A Polycom e seu ecossistema global de parceiros fornecem soluções de colaboração flexíveis para qualquer ambiente, oferecendo a melhor experiência de usuário, a mais ampla interoperabilidade multifornecedores e uma inigualável proteção ao investimento. Visite www.polycom.com.br ou conecte-se a nós através do Twitter, Facebook, e LinkedIn.